Das perfekte OKR Planning: 5 Schritte zu wirksamen Definitionen

May 23, 2022 • Dr. Paul Weber

OKR lebt von Austausch und dem gemeinsamen Verständnis. Doch viel zu leicht driftet die Diskussion ab und das Festlegen der OKR will nicht so recht gelingen. Da helfen diese 5 Schritte, mit denen Sie Ihr Team systematisch durch die Definition führen.

1) Die Strategie erklären, dass jeder sie versteht

Eine OKR Definition kann nur dann flüssig ablaufen, wenn man ein gemeinsames Verständnis von dem großen Bild hat. Warum gibt es uns? Was ist unsere Hauptaufgabe? Was wollen wir erreichen?

Zu der Planung, die oft aus Vision und beeindruckenden Schritten in diese Richtung besteht, gehört unbedingt auch eine Betrachtung der Herausforderungen. Das kann Mitbewerber betreffen, fehlende interne Erfahrung auf den relevanten Gebieten, und oft auch organisatorische Schwierigkeiten. Ein kurzer Rückblick auf bisherige Erfahrungen innerhalb des eigenen Unternehmens ist oft sehr hilfreich, um die wesentlichen Treiber zu identifizieren, die für den Erfolg verantwortlich sind.

2) Vorschläge aus dem Team sorgen für ein vollständiges Bild

Teams denken mit. Experten aus dem Tagesgeschäft haben ihr eigene Vorstellung davon, was jetzt das wichtigste wäre. Und je mehr man dieses Feedback dazu nutzt OKR anzupassen und gemeinsam zu definieren, umso höher ist die Aussicht auf Umsetzung. Sowohl weil mehr Faktoren berücksichtigt werden, als auch weil das Commitment des Teams dadurch gestärkt wird.

Der beste Weg um die Vorstellung des Teams in die Planung mit einfließen zu lassen, geht über Vorschläge für Objectives. Nachdem das große Bild geklärt wurde, sollte jeder aus dem Team die Möglichkeit haben, Objectives vorzuschlagen.

Ideal ist es, wenn die Vorschläge nicht nur aus einem Satz bestehen, sondern dazu noch a) das übergeordnete Ziel angeben, auf das die vorgeschlagene Objective einzahlt, und b) die Begründung, warum die Objective gerade jetzt wichtig ist und sicher nicht auf das folgende Quartal warten kann.

3) Objectives gemeinsam verstehen und fixieren

Mit der Diskussion der vorgeschlagenen Objectives beginnt die Fokussierung auf das Wesentliche. Was ist aus Sicht des Teams wirklich wichtig? Die Zeit, die benötigt wird, um die Meinungen im Team anzugleichen, ist gut investiert.

Kennen Sie das, wenn am Ende einer OKR Definition nicht 3 sondern 7 OKR Sets stehen? Eine zu große Anzahl an Objectives ist fast immer ein Hinweis darauf, dass die Abstimmung von großem Bild und wahrgenommenen Dringlichkeiten nicht erfolgreich war.

Wer nur einige wenige Objectives definieren möchte - und das sollte jeder anstreben - muss zunächst ein tiefes gemeinsames Verständnis erreichen.

4) Key Results ableiten und ergebnisorientiert formulieren

Die Aufgabe der Key Results ist es, die Objective eindeutig zu beschreiben und den Fortschritt in diese Richtung zu quantifizieren. Abgeleitet von möglichen Initiativen, welche die Umsetzung der Objective vorantreiben könnten, machen Sie den Erfolg messbar.

Wichtig ist bei der Definition deshalb: Key Results sind keine Aufstellungen von Todos und Verantwortlichkeiten, sondern zielen auf das zu erreichende Ergebnis der Initiativen.

Es geht z.B. nicht um die neue Website, sondern wie die Conversion Rate damit erhöht wird.

5) Commitment gezielt aufbauen

Keine Umsetzung ohne Commitment. Fehlt es an Fortschritt, liegt es fast immer an der Formulierung oder dem fehlenden Engagement des Teams den jeweiligen Key Results gegenüber. Das Team muss vollständig hinter den definierten OKR stehen.

Nun ist Commitment nicht etwas, das man mit einem smarten Element am Ende des Workshops aufbauen kann. Vielmehr muss die gesamte Definition darauf ausgerichtet sein, Meinungen einzuholen, zu berücksichtigen, und so Stück für Stück das Buy-In zu erarbeiten.

Abschließend ist es aber durchaus hilfreich, die Zustimmung auch semi-formal einzuholen. Das kann ein einfaches Handzeichen sein, wer die OKR unterstützt, bis hin zur persönlichen Unterschrift. Für welches Vorgehen man sich auch entscheidet, eine abschließende Handlung hat vor allem eine Signalwirkung an uns selbst. Sie ist eine Art Versprechen, an das wir uns während des Zyklus dann auch gerne halten.

OKR im Team zu definieren kann eine Herausforderung sein. Aber gleichzeitig ist solch ein Workshop auch sehr lohnenswert. Der Nutzen einer erfolgten Abstimmung und Einigung auf die wesentlichen Ziele übersteigt den Aufwand bei weitem.

Wenn Sie unsicher sind, wie Sie einen solchen Workshop bei sich ausrichten können, schreiben Sie uns doch eine Nachricht. Wir unterstützen Sie gerne und auf individueller Basis bei der Planung und Durchführung.