OKR Retrospektiven mit Ergebnissen: So sorgen Sie für hohe Beteiligung und erzielen echte Verbesserungen

Oct. 18, 2022 • Dr. Paul Weber

Sie ist die eigentliche Wunderwaffe, die Retrospektive, aber für viele Teams nicht leicht zu handhaben. Wie Sie eine Atmosphäre schaffen können, in der ehrliches Feedback gegeben wird und praktische Lösungen entstehen? Gliedern Sie die Retrospektive über diese 3 Abschnitte.

Die Basis: Einfacher Einstieg und gedanklicher Trigger für starkes Feedback

Der Einstieg ist kritisch. Wie die Retrospektive gestartet wird, bestimmt Energie-, Beteiligungs- und Stimmungsniveau. Die ersten gemeinsamen Minuten dürfen nie unterschätzt werden, weil sie den Rahmen für die gesamte Retrospektive stecken.

Es sind diese zwei Dinge, die den Einstieg optimal gelingen lassen: Atmosphäre setzen und Gedanken zum Kernthema anregen. Atmosphäre setzen heißt, für ein einfaches und angenehmes Miteinander zu sorgen. Einfach ist alles, was man aus Stehgreif kann, und angenehm ist das, wobei man nicht das Gesicht verlieren kann.

Das ist übrigens ein Nachteil an den oft eingesetzten Icebreakern. Für einen Teil der Teilnehmer ist das keine angenehme Erfahrung, weil sie sich in unbekanntes Terrain begeben. Ein anderer Nachteil der meisten Spielchen ist die thematische Entkopplung. Gelingt es die gedankliche Richtung der Teilnehmer möglichst früh in Richtung des eigentlichen Themas zu lenken, kann man im späteren Verlauf deutlich tiefgründiger werden.

Deshalb ist ein unverfänglicher Start mit dem richtigen Kontext oft die beste Variante. Fragen Sie zum Beispiel nach dem Stimmungsbild, wo die Teilnehmer sehr einfach ihre Einschätzung zum Erfolg von OKR mitteilen. In der Arbeitsfläche unten ziehen die Teilnehmer den farblich passenden Sticker.

Dadurch gelingt der Start, denn: Die Teilnehmer können sich einfach äußern, und setzen gleichzeitig erste Gedanken in Richtung Umgang mit OKR.

Schnelles Stimmungsbild

Der Kern: Analyse in Aspekten mit Schwerpunkt auf Beispielen und Ursachen

Wir lieben schnelle Lösungen - und das ist Fluch und Segen zugleich. Schnelle Lösungen funktionieren in Notsituationen, sind aber die falsche Wahl wenn es um das Miteinander und Teamentwicklung geht.

Ähnlich wie bei Design Thinking, das eingesetzt wird um neue Lösungen für einen Markt zu entwickeln, geht es auch bei der Retrospektive um tieferliegende Themen. Um dauerhaft funktionierende Lösungen zu entwickeln muss zunächst das eigentliche Problem verstanden werden - ohne sofort Ideen zu generieren, die am Ende nichts verändern.

Für die Retrospektive wird das große Thema OKR in mehrere Aspekte unterteilt, zum Beispiel in Definition, Abstimmung oder Messbarkeit. Die Vorgabe der Aspekte erleichtert die Retrospektive deutlich, da allein die Aufzählung schon verschiedene Gedankengänge auslöst.

Bei kurzem Nachdenken fallen zu jedem Aspekt Beispiele ein. Vielleicht ein Streit um die richtige Formulierung, vielleicht ein Durchbruch um eine Metrik nach oben zu treiben. Notieren Sie die Beispiele und schreiben Sie gleich die Ursachen dazu, die zu der Situation geführt haben. Sie können die Beispiele auch nach Stimmungsbild gruppieren, und erhalten so einen Eindruck ob positive oder negative Erinnerungen überwiegen.

Führt man diese Analyse für mehrere Aspekte durch, kommt eine große Anzahl an Situationen und möglichen Ursachen zu Tage. Alle Teammitglieder beteiligen sich, und verschiedene Blickwinkel kommen zum Tragen.

Wieder ähnlich wie zum Design Thinking gilt es nun die eigentlichen Brennpunkte und Treiber herauszuarbeiten, positiv wie negativ. Im nächsten Schritt können Sie sich dann auf diese konzentrieren und für die wesentlichen Themen Lösungen und Best-Practices erarbeiten, die den größten Hebel haben.

Erfolg mit OKR

Der Abschluss: 100% passende Lösungen generieren und Umsetzung garantieren

Die meisten Teams setzen eine Retrospektive mit einer Runde des Start/Stop/Keep (SSK) Frameworks gleich. Das ist ein großer Fehler, weil ohne gedankliche Vorbereitung zwar dringende, aber nicht unbedingt wichtige Themen vorgebracht werden. Ist man den Weg über Stimmungsbild, gedankliche Trigger und Analyse der Detailaspekte gegangen, ist das SSK fundamental viel wirkungsvoller.

Je nach Vielfalt und Umfang der Detailanalyse lohnt es sich, das SSK auf einen oder einige wenige Aspekte zu beschränken, und innerhalb der Aspekte auf die identifizierten Kernthemen einzugehen. Besonders das klare Verständnis der Ursachen für die positiven/negativen Beispiele sorgt dafür, nicht bloß oberflächliche und schnelle Ideen zu präsentieren, sondern durchdachte Lösungen zu entwickeln.

Lassen Sie die einzelnen Vorschläge dann nicht unbesprochen stehen, sondern einigen Sie sich auf die Karten, die konkret umgesetzt werden sollen. In dem Moment, in dem Sie visuell die zugehörigen Karten markieren, lassen sich auch hervorragend Verantwortlichkeiten und Zeitfenster festlegen.

Start Stop Keep

Die meisten Retrospektiven scheitern, weil sie entweder erst gar nicht gehalten werden, oder das Team nicht ausreichend durch den Feedback- und Lösungsprozess geführt wird. Die hier vorgestellen Abschnitte geben Ihnen ein klares und fundiertes Vorgehen an die Hand, mit dem sich Ihr Team gerne engagiert, und Sie die richtigen Vorschläge identifizieren und auch tatsächlich umsetzen.