Realistische Objectives trotz voller Terminkalender

April 7, 2022 • Dr. Paul Weber

Enttäuschende Umsetzung kommt durch 2 weit verbreitete Fehler: Entweder wird bei der Planung die eigene Auslastung ignoriert, oder der anstehende Aufwand falsch eingeschätzt. Doch beides lässt sich leicht beheben.

Die eigene Auslastung sicher einschätzen und transparent zusammenarbeiten

Sie ist die absolute Grundlage, aber wird dennoch meistens ignoriert: die Kenntnis der eigenen Auslastung. Mitarbeiter werden auf mehrere Projekte verbucht, wie viel der einzelne zu tun hat ist unklar, und wer am lautesten schreit bekommt die meiste Arbeitskraft. Was tragisch klingt ist traurige Realität. Zu wie viel Prozent jemand tatsächlich ausgelastet ist, bleibt die große Unbekannte.

Wenn Kapazitäten dann doch einmal nachgehalten und strukturiert verplant werden sollen, geschieht es dann oft in übertriebenem Maße. Monströse Excel-Tabellen, aufgeblasene Projekt-Tools, mit FTE Berechnungen auf die zweite Nachkommastelle. Auch wenn es vielleicht den Anschein macht; mit einer solchen Planung ist auch keine Genauigkeit gewonnen.

Eine viel einfachere und praktischere Alternative sind indviduelle Zeitstrahlen. Wenn jedes Team-Mitglied die für sich geplanten Themen aufträgt, sieht man mit einem Blick wer woran arbeitet, und was ggf. depriorisiert werden kann um Kapazitäten freizumachen. Leicht zu warten, genauso genau, und die Auslastung wird transparent.

Individuelle Zeitpläne

Den tatsächlichen Aufwand einer Objective sichtbar machen

Die andere Ursache für unrealistische Objectives ist das fehlende Verständnis, was sich hinter der ungefähren Zielbeschreibung eigentlich verbirgt. Formuliert man Objectives mit nur einem Satz, bleiben zwangsläufig die meisten Fragen zur Umsetzung ungeklärt.

Dabei ist dem Team schon viel geholfen, wenn man mögliche Initiativen und Todos notiert. Selbst eine kurze Liste mit Stichpunkten trägt viel zur Klarheit über die zu erwartenden Aufwände bei. Dazu ist die kurze Gedankenanstrengung keineswegs vergeblich, da die Liste sowohl zur Definition der Key Results und auch als Backlog für die Check-Ins während der Umsetzung genutzt werden kann.

Neben der Aufstellung der Initiativen ist noch etwas anderes ungemein hilfreich: eine ehrliche Betrachtung der zu erwarteten Schwierigkeiten und Hürden, die genommen werden müssen. Wissen, was kommt, verbunden mit klaren Treibern, die für die Bewältigung der Herausforderungen verantwortlich sind - das sind die wesentlichen Elemente, die für realistische Definitionen und Umsetzbarkeit sorgen.

Objectives erreichbar gestalten

Fokus auf die Treiber und inneres Commitment: Das Power Duo

Es braucht keinen Nobelpreis um festzustellen, dass die Konzentration auf die Treiber den Unterschied machen. Schon Pareto wusste, dass 20% von dem, was wir tun, für 80% des Ergebnisses verantwortlich sind. Jedes Team tut daher gut daran, die wichtigsten Aktivitäten hinter den Objectives zu identifizieren, und diese konsequent auszuführen.

Zusammengenommen ist es also nicht ein hartes Rechenschema, sondern ein auf Verständnis basienderes Vorgehen. Wie ist der einzelne bereits verplant? Was steht hinter der Objective? Und welche Faktoren bieten den größten Hebel? Für den, der diese Fragen beantworten kann, sind realistische Objectives (fast) selbstverständlich.

übrigens, ein noch weniger quantifizierbarer Aspekt hat einen noch größeren Einfluss: Wie sehr steht das Team hinter der Objective? Lösen Sie diese Bremse und Ihr Team wird unschlagbar.