Warum OKR vom Team abgelehnt werden: die 3 häufigsten Ursachen

July 14, 2022 • Dr. Paul Weber

Nicht alle Teams lieben OKR. Man merkt es an schleppendem Fortschritt, negativen Äußerungen bis hin zu Sabotage. Woran liegt das, und was können Sie dagegen tun?

Hier sind die 3 häufigsten Ursachen.

Wie die OKR Definition vom Team wahrgenommen wird

Haben Sie mit der Formulierung von OKR eher positive oder eher negative Assoziationen? Bei den meisten ist es leider letzteres.

Stellen Sie sich vor, jemand macht in Ihrem Planning einen Vorschlag für eine Formulierung. Kaum vorgeschlagen, äußert sich jemand destruktiv: “Find ich nicht gut”. Eine konstruktive Rückmeldung, mit der sich der Vorschlag weiter verbessert lässt, bleibt aber aus.

Oder stellen Sie sich vor, man wollte sich auf 3 Objectives einigen. Hat es aber wieder nicht geschafft. In Summe hat man wieder 5, nämlich jeder seine eigene.

Oder man geht aus dem Planning, und hat wieder keine ergebnisorienterten Key Results definiert, sondern vor allem Todolisten.

Kennen Sie das?

Negative Erfahrungen sorgen für negative Erinnerungen

Solche Erlebnisse sind psychologische Katastrophen, weil sie die Arbeit mit OKR sehr unangenehm in Erinnerung bleiben lassen.

  • Permanente Unsicherheit, wie auf eigene Vorschläge für Formulierungen reagiert wird.
  • Hilflosigkeit, weil sich unterschiedliche Meinungen nicht konkretisieren lassen oder keine zufriedenstellendere Formulierung erreicht wird.
  • Entfremdung, weil keine gemeinsame Sicht auf Prioritäten erreicht wird, sondern jeder bei seiner eigenen Meinung bleibt.

All diese Nachteile haben Sie dann, wenn Sie die Diskussion ohne eine festgelegte Struktur führen.

Das Meeting damit einzuläuten, dass man jetzt gemeinsam die OKR für den nächsten Zyklus definiert, reicht nicht aus. Um Frust zu vermeiden und positiv aus der Diskussion zu gehen benötigen Sie ein Konzept zur Formulierung.

Sicher formulieren mit den 2x3 Eigenschaften

Deshalb arbeiten wir mit den 2x3 Eigenschaften von guten OKR. Diese 2x3 Eigenschaften helfen nicht nur dabei, OKR zu definieren, die gut führen und nachhaltig motivieren.

Die dadurch gegebene Struktur schafft einen einfachen und vorhersehbaren Ablauf zur OKR Definition, die psychologische Sicherheit gibt und verlässlich gute Ergebnisse liefert.

Wenn Sie mit diesen Kern-Eigenschaften arbeiten, und diese in Ihre Formulierung integrieren, helfen Sie Ihrem Team auf mehrfache Weise:

  • Sie definieren gute OKR, die den ganzen Zyklus ihre Bedeutung behalten und Ihr Team fokussiert führen
  • Sie schaffen einen klaren Rahmen um OKR zu definieren, und sorgen so für Effizienz und Psychological Safety
  • Und zusätzlich haben Sie damit eine leicht lernbare Systematik, um OKR zu definieren, damit neue Mitarbeiter sich schnell und sicher bei der gemeinsamen Zieldefinition beteiligen können

Haben Sie einen solchen Ansatz zur Formulierung Ihrer OKR, haben Sie eine bedeutende Frust-Quelle bereits aus dem Weg geschafft.

Abstimmungs-Perfektionsmus-Labyrinth

Hier ist der OKR Demotivator Nummer 2: eine zu komplexe und lange Phase zur Abstimmung der OKR. Sie gleicht häufig einem verrückten Labyrinth. (Kennen Sie das Spiel?)

Die Abstimmung von OKR zwischen Teams und Abteilungen gleicht häufig einem verrückten Labyrinth.

Man ist auf dem Weg zu einer Einigung und dann wird das Spielfeld verschoben. Weil andere Prioritäten reinkommen. Weil jemand das Team verlässt. Oder weil sich ein Stakeholder gemeldet hat.

Manche Unternehmen sind in den Wochen vor einem Zyklus geradezu gelähmt, weil die Organisation für die OKR Definition so viel Zeit in Anspruch nimmt, und sie schlicht und ergreifend deutlich zu komplex ist.

Komplexität ermüdet. Alle.

Komplexität ist schwer greifbar, aber wir alle spüren sie. Sie macht uns müde, laugt uns aus, nimmt uns die Lust.

Um Komplexität näher zu beschreiben, und zu verstehen, was eigentlich für Komplexität sorgt, ist diese Gleichung hilfreich:

Kapazität = #Gespräche * #Kanäle * #Iterationen

Die Anzahl von Gesprächen, Kanälen zur Kommunikation, und Iterationen wird multipliziert. Das ist keine wissenschaftliche Methodik, gibt aber wertvolle Hinweise darauf, warum die Abstimmung als komplex empfunden wird - und was Sie tun können, um die Komplexität zu reduzieren.

Es gibt unterschiedliche Varianten, sich über OKR abzustimmen. Jede Organisation hat ihre eigenen Schwierigkeiten dabei - aber zeitgleich auch eigene Möglichkeiten, um die Abstimmung wesentlich zu verbessern.

Eine wichtige Rolle dabei spielt das folgende Dilemma.

Abstimmung ist ein Dilemma, aber hat ein Optimum

Abstimmung ist immer aufwendig. Egal, ob Sie sich im Vorfeld oder während der Umsetzung einigen. Aber es gilt die Balance zu halten. Denn weder die vollständige Abstimmung im Vorfeld noch die Abstimmung on-Demand ist für sich genommen ideal.

Grafik

Theoretisch betrachtet ist eine saubere Abstimmung zu Beginnt der gemeinsamen Arbeiten das Sinnvollste. Würde eine perfekte Abstimmung gelingen, könnte man mit maximaler Effizienz arbeiten.

Da während der Umsetzung aber immer wieder unvorhergesehene Ereignisse auftreten, lässt sich eine ideale Abstimmung nicht erreichen und es ensteht Overhead: erreichte Abstimmungen werden hinfällig und nicht mehr benötigt.

Praktisch wird sich in der Regel anfangs zuwenig abgestimmt, sodass bei fortschreitender Zusammenarbeit zahlreiche Anpassungen gemacht werden müssen, die ursprünglich nicht eingeplant waren.

Die Wahrheit liegt dazwischen. Eine robuste, wenn auch nicht perfekte Abstimmung zu Beginn, kombiniert mit regelmäßigen Abstimmungen während der Umsetzung.

Die praktische Anwendung

Wenn Sie über den Ablauf Ihrer Abstimmung nachdenken, und Sie diese flüssiger gestalten möchten, halten Sie es einfach.

Zum einen hält dies die Komplexität gering und der Prozess ist leichter umsetzbar.

Zum anderen generieren Sie mit einer zu genauen Abstimmung zu Beginn Mehraufwand, der direkt negativ von Ihrem Team wahrgenommen wird.

Gehen Sie den Mittelweg!

Organisatorische Trägheit

Kennen Sie den sichersten Weg, um das Engament Ihres Teams zu ersticken? Es ist das Vertrösten auf bald kommende Änderungen. Man ist so schnell damit, zu sagen, “ich bin dran”, oder “das müssen wir unbedingt angehen”. Doch wenn dann nichts passiert, ist das Gift für die Einsatzbereitschaft des Teams. Denn: warum sollte man Vorschläge machen, konstruktive Kritik geben, wenn doch nichts umgesetzt wird?

Dabei ist ein “ich bin dran” häufig gut gemeint. Wir möchten damit mitteilen, dass uns das Thema nicht egal ist. Dass der Vorschlag richtig und nützlich ist. Wir bitten nur um etwas mehr Geduld.

Was wir damit aber tatsächlich senden ist ein “nett dass Du es sagst, ist aber im Moment nicht wichtig”. Wir vermitteln damit die Botschaft, dass es auch ohne die Vorschläge geht, vielleicht sogar, dass die Sichtweise des Teams nicht korrekt ist.

Mitarbeiter halten viel aus, aber es gibt ein zuviel.

Von der Retrospektive zur Umsetzung

Die Rückmeldung aus dem Team, was geändert werden sollte, kommt bisweilen in persönlichen Gesprächen. Sie kann aber auch bewusst eingeholt werden, zum Beispiel in der Retrospektive. Sie eignet sich hervorragend als geschützter Raum, um die eigene Organisation und Arbeit mit OKR zu überdenken und Reibung aufzudecken.

Zwar gibt es verschiedene Wege, um konkrete Änderungsvorschläge einzuholen, aber der Umgang damit sollte immer der gleiche sein. Erst die Einigung, ob das Thema angegangen werden soll: ja, nein, oder später. Wenn später, kommt es auf die Merkliste. Wenn ja, wird direkt ein Verantwortlicher gefunden, der sich so schnell wie möglich um die Umsetzung kümmert.

Wer vermeidet, dass Themen lange Zeit vor sich hinköcheln, hat das Team auf seiner Seite. Bei regelmäßigen Anspassungen lässt sich sogar ein Logbuch führen, und so die laufenden Änderungen für alle sichtbar machen. (Wirkt besonders bei chronischen Nörglern.)

Mehrfacher Mehrwert von regelmäßige Anpassungen

Ihre Kunden verändern sich, Ihre Organisation, und Ihre Mitarbeiter ebenfalls. Dass auch Ihr Umgang mit OKR über die Zeit ein anderer sein sollte, liegt auf der Hand. Regelmäßige Anpassungen leisten genau das. Und sie haben sogar noch weitere Vorteile.

Veränderung signalisiert Relevanz. Lassen Sie eine Vorgehensweise über längere Zeit stehen, macht sich Gewohnheit und das Gefühl von lästiger Bürokratie breit. Ist ein Vorgehen aber regelmäßigen Veränderungen unterworfen, wird die Bedeutung und Aktualität ganz anders wahrgenommen.

Veränderung führt auch zu Aktivität. Das können Sie mit einer Kaffeemaschine testen. Tauschen Sie die alte gegen eine neue und schreiben Sie eine Email an das Team. Es wird nur wenige Minuten dauern, bis Sie Aktivtät feststellen können.

Mit neuen Tools und Vorgehensweisen ist es ähnlich.

Wie machen die Teams Vorschläge für Objectives? Probieren Sie ein neues Template.

Wie werden die aktuellen Werte der Key Results eingegeben? Testen Sie die Eintragung während des Check-Ins.

Bringen Sie regelmäßig Änderung ein, und OKR wird viel natürlicher. Sie sorgen damit für ein höheres Aktivtätsniveau und stärken die Interaktion.

Was Sie jetzt tun sollten um Ihr Team zu begeistern

Auf den Punkt gebracht: Frust kommt dann auf, wenn sich nichts tut, und man immer nur vertröstet wird. Wer aktiv wird und Vorgehensweisen einfacher macht, lässt negative Einstellungen gar nicht erst aufkommen.

Vielleicht wissen Sie schon sehr genau, was bei Ihnen der Stolperstein ist. Dann gehen Sie das an.

Vielleicht haben Sie auch keinen Einstiegspunkt. Dann starten Sie mit Art, wie Sie OKR formulieren.

Lassen Sie Ihr Team in einem Workshop den Wert von guten Formulierungen erkennen, und geben Sie Ihnen praktische Tools an die Hand. Gerne unterstützen wir Sie dabei. Es ist ein kleines Projekt mit großer Wirkung.

Gehen Sie es an?